ADAR Flandre-Métropole

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La facturation de A à Z

Sans doute moins sympathique que le sourire d’une aide à domicile, elle fait pourtant partie intégrante des services que nous devons vous rendre : la facture de l’Adar a beaucoup changé au fil du temps. Mais comment est-elle éditée ?

6000 adhérents, 900 salariés, 900.000 heures de prestation chaque année, des dizaines de financeurs.
Deux factures différentes. Chaque mois l’Adar Flandre métropole vous remet une facture mais, en parallèle, elle envoie également une facture à l’organisme qui finance sans doute une partie de vos prestations (Conseil général, Carsat, mutuelles…) Il faut donc avant tout connaître la participation de l’adhérent et du financeur.
Les accords. La participation financière d’un organisme est actée par un accord écrit stipulant le nombre d’heures à réaliser et le montant restant à la charge de chaque adhérent.
Le planning. Sur les agences, les prestations sont planifiées en fonction des besoins de l’adhérent et de la disponibilité du personnel. Chaque prestation est également liée à un accord de prise en charge financière.
Les feuilles de vacations. A chacun de nos passages à domicile, la feuille de vacation est signée par l’adhérent. Cette signature prouve la réalisation de notre prestation qui sera donc facturée.
En fin de mois, les intervenants remettent à l’agence l’ensemble de leurs feuilles de vacations qui sont alors comparées aux plannings informatisés.
Vérification des plannings. A l’aide des feuilles de vacations, le responsable de secteur et son équipe administrative vérifient que les plannings présents dans les logiciels sont conformes à la réalité. Les données sont ensuite transférées en facturation.
Vérification des accords. Le service facturation procède aux ultimes vérifications et veille principalement au respect des accords financeurs.
Edition et mise sous pli des factures. Les données sont maintenant vérifiées et pour chaque heure réalisée la participation financière de l’adhérent est connue. Les factures sont alors imprimées par le service facturation puis mises sous pli.
Distribution des factures aux adhérents. L’Adar Flandre métropole édite chaque année plus de 55 000 factures. Longtemps envoyées par courrier, des dizaines de milliers d’euros étaient dépensés pour l’affranchissement. Notre organisation a donc été modifiée pour permettre aux intervenants de remettre la facture à l’adhérent chez qui elles interviennent. Inconvénient : les factures arrivent plus tard.
Edition et envoi des factures aux organismes financeurs.
Après l’édition des factures adhérents, le service comptabilité lance l’édition des factures destinées aux financeurs : Dans leur jargon ce sont les factures caisses.
Chaque financeur a besoin d’informations présentées sous des formes spécifiques. Ce sont donc autant de modèles de factures différents que la comptabilité doit gérer chaque mois.

Bon à savoir !

Seules les heures réalisées sont facturées aux financeurs. Par exemple : Madame B. bénéficie d’un accord Carsat de 10H00. Si notre prestation s’est limitée à 09H00, le financeur ne sera facturé que sur cette base (cela paraît normal mais il est bon de le rappeler.)
Les Cesu : le retour au papier. Avant 2005, les adhérents payaient principalement leurs factures par prélèvements automatiques : la facture était envoyée et le compte de l’adhérent était ensuite débité. Une opération informatisée quasi-virtuelle. Puis le Chèque Emploi Service Universel (CESU) est apparu et les choses se sont compliquées… notablement.
En effet, il a fallu se remettre à compter à la main ces nouveaux chèques, les tamponner, les classer, les transmettre par courrier. De plus, ces CESU n’ont pas tous la même valeur, leurs modes d’utilisation sont différents suivant les organismes financeurs, ils possèdent des dates de validité, ils ne permettent pas toujours de payer une facture dans son intégralité et un mode de paiement complémentaire est alors nécessaire.
Des améliorations à venir. Le service comptabilité travaille avec les éditeurs de logiciels pour vous offrir prochainement une facture plus facilement lisible.
Un autre travail est mené avec les responsables de secteur qui vous permettra de recevoir votre facture plus rapidement (même si vous préférez sans doute recevoir le sourire de l’aide à domicile.)

A noter !

Simple et fiable : le prélèvement automatique. Quelques jours après avoir reçu votre facture votre compte est débité du montant indiqué. Pas de chèque à écrire, pas de monnaie à compter. Le prélèvement automatique facilite le paiement de nos prestations, n’hésitez pas à contacter votre Responsable de secteur.
Attestation fiscale. Chaque année, nous vous délivrons une attestation fiscale vous permettant de bénéficier d’avantages fiscaux. Pour le service prestataire, cette attestation prend en compte les sommes versées au cours de l’année et non les sommes facturées. Attention ! Légalement, les sommes versées en espèces ne peuvent pas être prises en compte dans cette attestation.
Les CESU. Les chèques emploi service universels (anciennement Chèques Service) remplacent, chez certains financeurs, l’accord de prise en charge financière. L’adhérent reçoit alors une facture où n’est pas déduite la participation du financeur. L’adhérent paie ensuite sa facture à l’aide des chèques que lui a transmis son financeur.

A ne pas oublier !

Si vous n’avez pas opté pour le prélèvement automatique, joignez le talon de votre facture à votre paiement et n’oubliez pas de compléter et signer votre chèque.

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